DVD『日本人マネージャー必須DVD - セクハラ基礎知識:アメリカ版』一部抜粋

ウェビナー『人事管理の最新事情』一部抜粋

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FAQ

Answer:

カリフォルニア州では 有給休暇は賃金の一部とみなされます。カリフォルニア州法において、ある特定の期間までに使用しなかった有給休暇を雇用主が消失させる、即ち「使わなければ消失」のポリシーは違法であり、州労働委員会では認められません。

但し、カリフォルニア州法において雇用主が有給休暇の加算に上限を設けることは認められています。これは、上限を設けるというのは、加算できる有給休暇の日数を制限するということであり、一旦有給休暇の加算日数が上限に達した場合、そこから有給休暇を使用し、上限の日数が下回らない限り、有給休暇は加算されないというもので、一度加算し本人のものとなった有給休暇が無くなる「使わなければ消失」ポリシーとは異なります。

Answer:

従業員のビザの状況や国外での雇用はここでは問題ではなく、重要なのは、連邦法或いは州法により雇用終了(又は転籍)時に未使用の有給休暇を支払うことが義務付けられているか、ということです。連邦法及びオハイオ州では雇用終了時や転籍時に未使用の有給休暇を支払うことは義務付けられていません。つまり未使用の有給休暇をどのように処理するかは会社のポリシー次第となります。カリフォルニア州のように、雇用終了時に未使用の有給休暇を支払うことが義務付けられている州もありますが、ほとんどの州では会社のポリシー次第となっています。また、転籍時の未使用の有給休暇の取り扱いについて謳っている州はありません。

Answer:

Fair Labor Standards Act (FLSA:公正労働基準法)では、 「call-in(急な出勤要請)」 や「on-call(待機)」に伴う時間も保障されており、通常のスケジュール内での職務に費やした時間のみならず雇用主により制限されたり要求されたりした待機時間(許可された時間や主に雇用主の益のために費やされた時間も含む)も賃金が発生します。これらの法律はノンエグゼンプト従業員のみに当てはまり、エグゼンプト従業員はFLSAが制定する通常就労時間以外の労働に対する賃金支払い規定の対象になりません。

Answer:

全米50州において、セクシャルハラスメント防止トレーニングは、雇用主にとって非常に有効な慣習であると考えられています。実際、米国最高裁判所では、ハラスメントに対する会社の責任を軽減するには、①従業員とスーパーバイザーをトレーニングし、②従業員にハラスメント被害を通告することを義務付け、③通告のあったすべてのハラスメントを包括的に調査し、必要に応じて矯正手段を投じることが、大切であるとしています。しかしながら、特定の州を除き、セクシャルハラスメント防止トレーニングは義務付けられておらず、奨励のみに留まっているのが現状です。
現在、雇用主がスーパーバイザー及び/または従業員に定期的にセクシャルハラスメント防止トレーニングを行うことを義務付けているのは、カリフォルニア州、コネチカット州、メイン州のみとなっています。トレーニングにはセクシャルハラスメント防止及び懲戒手順、そして連邦と州のハラスメントに関する法律とガイドラインを含まれなければなりません。これらの州では、知識のある経験豊富な講師が、スーパーバイザーはどうすればハラスメント、差別、報復行為を防ぐことができるのか、具体的な例を用いながらトレーニングを行うことが義務付けられています。

Answer:

無給でのインターンを雇用することが法的に認められる場合も稀にありますが、ほとんどの場合、会社(非営利団体を除く)で無給のインターンを雇用することはできません。無給でのインターンを雇用できるのは、米国労働局が設けている6つの条件に当てはまるときのみです。その条件を簡単にまとめると、まず、インターンが行う仕事が会社に利益をもたらすものであってはいけません。つまり、この条件に合うためには、インターンは郵便を配ったり、ファイルを整理したり、データ入力したり、誰かのスケジュールを管理したり、マーケット調査を行ったり、レポートを書いたり、などの雇用主がビジネスを行うサポートとなる業務を行うことができません。

この条件に当てはまる例とは、例えば正式な学校のプログラムの一環で、インターンがある特定の従業員の後について仕事を見て回るような場合です。多くの会社では、経費削減のため、或いは無給でも働きたいという熱心な労働者に働く機会を提供するために、無給インターンを率先して雇用してきましたが、今後は膨大な追徴税が発生することになります。従業員であるべきところを、誤って独立契約社員として雇用するケースと同様に、雇用主は未支払いの賃金及び最低賃金の支払いを怠ったとし、責任が課せられます。これはフルタイムのインターンを雇用した場合特に顕著となります。

無給で雇用したインターンに対する賃金返金に加えて、残業代の未支払いや昼食や休憩を取らせなかった責任も課せられることがあります。(ただしこれは会社のある州の規定によります。)

Answer:

従業員が自分の賃金について話すことを規制することは違法であり、これを強要すれば雇用主は法的義務にさらされることになります。多くの州で従業員が賃金や職場環境について話す権利が保護されているだけでなく、労働関係法(NLRA)第7章では従業員が組合やそれに関する団体を作ったり、自由に参加したり、または拒否したりする権利を保護しています。更に労働関係法第8章では、雇用主が第7章で保護されている権利を阻止したり、抑圧したりする行為は、不法労働行為であると謳っています。

更に、全米労働関係委員会では、会社のハンドブックに、自由に賃金や労働条件を話し合うことができるという第7章の権利を侵す記載がある場合、雇用主は第8章に違反していると見なされるとの見解を示しています。

Answer:

1986年に制定された連結オムニバス予算調整法(COBRA 法)により、COBRA通知の義務を怠るなどこの法に反した場合は民事訴訟や税金のペナルティーが科せられます。

このペナルティーは以下の行為を怠った場合に当てはまります。

(a)グループ健康保険に加入できる資格が発生した際に雇用主或いはプラン管理者がCOBRA rights 通知を提供して、従業員あるいはグループ健康保険加入者がその対象ではなくなった際も、グループ健康保険を継続する権利があることを通知すること

(b) 雇用主は認定されるできごと(qualifying events) が生じた場合プラン管理者に通知すること

(c) 雇用主或いはプラン管理者は「COBRA election rights」通知とその他の必要な通知を資格ある受益者に提供すること

(d)雇用主あるいはプラン管理者は 資格ある個人に必要な通知を送ること

労働局及び資格ある受益者はCOBRA通知を受け取らなかったとし、雇用主を訴えることができます。雇用主はCOBRA通知を受け取らなかった従業員、配偶者、子女それぞれに対して1日で110ドルまでの罰金が科せられます。

さらに、内国歳入庁(IRS)は雇用主に対して非免責の税 として通知を怠った人数に対し1日につき100ドルを科す事が出来ます。税金のペナルティーは1家族につき最大で200ドルとなっています。雇用主の税金の支払額は最大で500,000ドルまたは前年度のグループ保険の費用の10%までに限られています。

Answer:

現在人事ファイルを電子で保管する会社が増えてきています。連邦法では概して記録を電子で保管することを認めており、従業員や政府機関が確認する場合には電子の記録にアクセスしたり、紙形式のものを入手したりすることを許可しています。連邦法では記録文書に簡単にアクセスでき、確認、コピー、転写できることを要求していますが、紙を保管することは義務付けていません。したがって、確認のためのアクセスが容易にできる状態にある限り、オリジナルの署名入りの電子文書で問題ないと言えるでしょう。

Answer:

段階的懲戒法は運用するのが非常に難しく、特に、マネジメントには解雇を含む懲罰的な方法をとる意思がない、あるいは能力がないと従業員が感じている場合には困難になります。まず、マネジメントは問題の根源-この場合は欠勤率―をしっかり把握すべきです。明確なコミュニケーションをとる、公平で偏見のない適切な懲罰を与える、慢性的な欠勤を容認するスーパーバイザーを再教育することが非常に重要なポイントになります。出席率の良い従業員に報酬を与えたり、長期にわたり怠惰な従業員には昇給を見送ったり、ノンエグゼンプト従業員の賃金を差し引いたり、能力のないマネージャーを交代させたり、といったステップを踏み、それでも欠勤率に向上が見られない場合は、最終手段として解雇処置をとることになります。従業員の遅刻、欠勤を容認し続けるスーパーバイザーを解雇することはその部下達に対して効果的なメッセージを与えることができます。

Answer:

食事や必要経費を含む出張費用を日当として精算する場合、金額に決まりはなく、雇用主は自由に設定することができます。もし雇用主の設定する日当の金額がIRSの基準より高い場合、その差額は課税対象となる収入とみなされます。逆に、雇用主の日当金額がIRSの金額より低い場合は従業員のTaxの対象にはなりません。

IRS が出している基準を用いる場合には以下のことに注意してください。2011年期に米国本土内を出張する場合、連邦従業員に適用される出張経費には2種類の日当金額が設定されています。費用が高いと認識されるいくつかの地域に出張した場合の日当は一日233ドル(宿泊費168ドル、食事及びその他の必要経費が65ドル)になり、その他の地域の一日あたりの日当は160ドル(宿泊費108ドル、食事及びその他の必要経費が52ドル)となっています。この規定は米国本土外に出張する場合は該当せず、また、雇用主の日当が食事及び必要経費のみに当てられる場合も該当しません。

もし雇用主がこの基準を用いて米国本土内出張の日当を提供する場合、同じ従業員に対して通常一年間同じ金額を提供しなければならず、途中で変えることはできません。しかし、同じ年であっても、米国本土外に出張する場合は実費に基づいて精算したり、別の金額を用いて日当を渡すことはできます。

IRSは通常会計年度に基づいて日当の金額を変更するため、雇用主がすでにこの基準を用いている場合、10月1日から12月31日までは二つの選択があることになります。一つ目の方法は、この期間はすでに使用してきた金額を引き続き用いて、翌年の一月以降に新しい金額を適用させ、二つ目の方法は、新しく発表された金額がすべての従業員に対して適用される場合はすぐに新しい金額に変更することが可能です。

雇用主(オーナー)及びその親戚は出張経費支払いに日当制をもちいることはでkません。会社の10%以上の株を所有する従業員と近親者(兄弟、姉妹、配偶者、祖先、子孫など)は出張経費をすべて算出するか、経費清算あるいは前払いで得た所得を申告する必要があります。

 

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