DVD『日本人マネージャー必須DVD - セクハラ基礎知識:アメリカ版』一部抜粋

ウェビナー『人事管理の最新事情』一部抜粋

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職場における監視行為の高まりは、一方で従業員のプライバシーを侵害するかも知れないとの懸念を生じさせる為、雇用主はそれらのバランスを重要視せねばならなくなってきた。高周波識別(RFID)テクノロジーが導入されるようになり、例えば病院にて今日、雇用者は看護士や医療専門家がどれほど迅速に患者からの呼び出しに応じているかを追跡することができ、また緊急事態時にはそれら各々の看護士らが何処にいるのかをも確実に把握できるようになった。全く以ってRFID技術はこのケースでは独創的且つ重宝され得るテクノロジーであり、無視・放置されたとの患者からのコンプレインに呼応するには有用に違いない。

この例のように過去10年間で目を見張る進歩を遂げたテクノロジーのおかげで、今日、多くの中大手企業では気づかれることなしに従業員を監視できるテクノロジーを用いている。しかしながら、多くの雇用主によるRFID・GPS・Biometricテクノロジーなどを用いての職場での物品や人々の動向への監視行為は、論争の的になってきている。

監視行為には、従業員の位置追跡、職場におけるRFID、または世界中何処でも利用可能な GPS、あるいは労働者を識別するBiometricテクノロジーを用いるなど多様な方法がある。

これまでの米国では、増え続ける雇用主による監視行為に対して微々たる規制しか持ち合わせてこなかったが、各地で職場でのプライバシー懸念が高まる共に、先んじて法整備が為されたオーストラリア・カナダ・欧州連合など他国の法律と情報の集められ方およびデータ化の内容について必然的に注目するようになってきた。

RFID・GPS・Biometricなど監視の為のテクノロジーツールは、元来は決して労働者のプライバシーを侵害することを意図していなかった。しかし今日では雇用主がそれらの懸念を軽視していると誰もが考えるようになった。揚句、業者自身がカスタマー・サービスの改善を目的にではなく、労働者を監視するための最適の方法としてそれらを販売している始末である。

翻って、労働者監視の目的でそれらテクノロジーを雇用者が使用することを防ぐ手立てが一切ないのも事実であり、本質的に米国内で働く労働者は、バスルームと化粧室を除く職場でのプライバシー保護の期待を抱くべきではない。

また、従業員へ間断なく続けられる監視問題に加えて別のより大きな懸念事項としては、それら収集された大容量のデータが委託された業者により蓄えられことである。実のところ私達は多くのデータ取り扱い違反、即ち、攻撃を受け易いソーシャルセキュリティー番号や医療情報を含む高いレベルの個人情報の漏洩ケースを既に幾つも目撃してきており、これを別の言い方で表すならば「監視して収集された個人情報を漏らす者・シフトする者を一体誰が監視しているのか!」となる。

話を先に進めるならば、雇用者は誰もが合点が行く実用的なテクノロジーポリシーの開発を以ってそれら通信技術に早急に順応する必要がある。現在、大半の企業は、会社所有のコンピュータおよび電話デバイスにおけるインターネットや電子メールの使用基準について会社方針を設けてはいる。しかしながら、GPSプログラムや電話デバイス・(最新のテクノロジーを装備した)車など新しいテクノロジー機器を会社敷地内に抱える企業は、勤務中の各々のプライバシーには制限があることを正確且つ正直に従業員に知らせる為、明確なポリシーを但し慎重に準備する必要がある。

とにかく、会社所有のコンピュータ・電話デバイス・車の取り扱いを含む職場監視に関してどのような方針を設けるにしろ、雇用者は従業員に対し、これら会社所有の送信機器を通す以上、たとえ秘密のファイルやパスワード付きでファイルを送るにせよ、プライバシーを期待してはいけない旨を明確に伝えるべきである。 さらに雇用主は、従業員が雇用者から提供された通信機器を使う際には従業員のプライバシーや行動が制限される旨を、確立した会社規範を整備した上でマネジャーと従業員双方に対してトレーニングにてはっきりと知らしめるべきでもある。

一般的に言えば、雇用者は従業員による会社の電子通信システムや機器の使用法を監視することができる。
以下は、従業員監視ポリシーを開発する上で雇用主にお薦めする数例である:

  1. 雇用主は、会社所有の電子通信システムおよび機器の取り扱い方および態様に絡み、会社は従業員に対して監視する旨を会社規範やトレーニングを通じてはっきりと知らしめる。
  2. 雇用主は、従業員が用いる会社所有の電子メールやその他のデジタルファイルに対し、適切な事情下での執行命令に基づき或いは雇用主の判断に基づき、アクセスする場合が起こることを、はっきりと記述する。
  3. 雇用主は、従業員が会社所有の電子通信システムや機器を利用する際には、プライバシー保護に期待するべきではないことを、会社規範やトレーニングを通じてはっきりと知らしめる。
  4. 会社は、仮に従業員が会社所有の電子通信システムや機器を用いて、個人的な理由或いは個人的なアカウントおよびサイトにアクセスする際に、雇用者による監視行為に障害が生じるかまたは妨げられ得ると判断した場合、とりわけ法的なアドバイスを求めるべきである。
  5. たとえ米国のそれが他の工業先進国が持つ職場プライバシー関連法よりも遅れているとは言え、各々の州が独自に法制化するかも知れない電子通信傍受関連法および規制の確認を怠るべきではない。

 

03/21/2012
2:00 pmto4:00 pm

2012年3月21日(水曜)に『労働関連法と労働慣行の最新事情』についてのセミナーの開催を予定しています。

このセミナーは、HRM Partners, Inc.の上田宗朗により日本語で実施されます。時間は午後2時から午後4時までを予定しています。場所は、2120 South Arlington Heights Road, Arlington Heights, IL 60005にございますHOLIDAY INN EXPRESSになります。

こちらは無料セミナーとなっておりますが、座席の数に限りがありますので、参加をご希望の場合は弊社の三ツ木良太 RMitsugi@hrm-partners.comまでご連絡下さい。

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03/02/2012
1:30 pmto4:30 pm

ジョージア日本商工会議所主催のセミナーにAmerican Data Bank社 の秋山氏と共にHRM Partnersの上田がセミナーを実施する予定です。

日時は2012年3月2日の午後1時30分から午後4時30分、場所は在アトランタ日本国総領事館で住所は One Alliance Center 16 Floor, Suite 1600, 3500 Lenox Road, Atlanta, GA 30326 となります。

弊社の上田は当日、従業員の懲戒・解雇時の方法および注意点ついて日本語にて話をする予定です。

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「誰がインディペンデントコントラクターで誰が従業員か?」この問題は近年非常に重要なトピックとなった。インディペンデントコントラクターを擁する民間企業の数は増加しており、税収の減少を恐れた連邦・州政府は、雇用主に従業員を正しく区別けるようにプレッシャーをかけてきた。カリフォルニア州は、インディペンデントコントラクター区分を故意に悪用した雇用主に対して、より厳しい罰金・刑罰を課す法改正を最近行った。また、連邦労働局は12の州と提携し、コスト低減の為に意図的なミスクラシフィケーションを行う雇用主への規制を行うことを宣言した。

インディペンデントコントラクターか従業員かを見分ける手段として、個々のケースを法律や従業員区に関連した「慣習法」と照らし合わせる方法がある。

慣習法は裁判結果に基づくものである。従い、慣習法にて従業員区分を調べる場合は「区分についての法的解釈」および「雇用主が対象者の職務遂行に対してどの程度の指示またコントロールを行っているか」を調べる形になる。尚、米国歳入庁(IRS)のSection
3121(d)(2)は「『従業員』とは慣習法に基づいて従業員と区分される者」としている。

この考え方に則れば、「雇用主が労働者の労働に対して指示またはコントロールを行っている場合」は労働者は『従業員』とみなされる。ここでの『コントロール』とは、雇用主が労働者の職務成果に影響を及ぼすことだけでなく、職務達成にも影響を及ぼすことも含む。従い、従業員とは「作業結果」と「どのようなプロセスで結果を出すか」の2点を雇用主が管理しているものを指す。

一方、インディペンデントコントラクターは「契約に基づき商品やサービスを他の個人・ビジネス組織に提供する労働者またはビジネス組織」であり「インディペンデントコントラクター・雇用主の双方が従う契約を作成する場合を除き、雇用主にコントロールや指示されない者」である。この場合、契約における業務はその結果や商品・サービスが重視されるが、業務達成のためのプロセス・方法は重視されない。米国財務省(Department of Treasury)の規程31.3401(c)-1は「医師、弁護士、歯科医、獣医、請負業者、下請け業者、速記者、競売人、その他個別のトレードやビジネスまたは専門職を公にサービスとして提供する者は、一般的にインディペンデントコントラクターとみなされる」としている。すなわち、インディペンデントコントラクターとなりえるには、提供されるサービスに特殊な技術が求められる、またはサービスがスペシャリストと呼ばれる分野である事が求められる。

IRSは長きに渡りインディペンデントコントラクターと従業員の区分についての「要素20項目テスト」を使用してきた。しかし、IRSは最近になって要素20項目テストを3つのカテゴリー(それぞれに11要素を設定)に修正統合した。IRSのPublication 1779, Independent Contractor or
Employee . . .
によれば、3つのカテゴリーは(a)
behavioral control(行動のコントロール); (b) financial control(金銭的コントロール); and (c) Relationship of the Parties(双方の関係)とされている。

慣習法とIRSによる上記の要素テストは、従業員区分に関して最も知られている手法である。但し、労働局(U.S. Department of Labor 、“DOL”)は賃金や残業代について規程する構成労働基準法(Fair Labor Standards Act ,“FLSA”)の施行にあたり、従業員の区分は雇用主・労働者間の「経済的な状況」ではなく以下の要素を注視すると発表した:1)  労働者により提供されるサービスが、雇用主のビジネスにとって不可欠であるかどうか;2)  関係の永続性;3)  労働者による施設・設備への投資度合い;4)雇用主によるコントロールの理由およびその度合い;5)  労働者がサービスの損益をコントロールできるか;6)  インディペンデントコントラクターとして業務を達成するに当たり、労働者が主導権、判断権、マーケットにおける見通しなどについてどの程度の権限を持っているか;7)  労働者の独立性の度合い

 

更に、裁判所はインディペンデントコントラクターと従業員の区分判断に、およそ10の要素を用いて判断している。尚、裁判所が使用している要素の多くはIRSが使用しているものと同じであり、裁判所が行う慣習法テストでは「業務の理由や方法について誰がコントロールまた指示をしているか」が重視されるが、これはIRSのテストと同じである。

機関によって従業員ステータスを調べるテスト方法が異なり、またそれぞれのテストには多くの要素がある事が混乱を招く。混乱を防ぐには、過去の判例やIRS/DOLが発行したオピニオンレターを調べるべきである。多くの企業は、判例で認められたインディペンデントコントラクターに近い形態をとることで安全性を高めるようにしている。連邦法への最低限の対策とすれば、判例そしてIRS/DOLによるオピニオンに基づいた形態をとる形が安全であろう。更なる安全を目指すのであればIRSに正式に見解を求める方法もある。(見解を求める場合はIRSフォームSS-8、“Determination of Employee Work Status for
Purposes of Federal Employment Tax Obligations”を使用する)

連邦、IRS、DOLに加え、インディペンデントコントラクターについて規程を州も持つ存在する。残念ながら、州独自の従業員ステータス基準・テストは、更なる混乱と問題を引き起こしている。州条例や州法においてインディペンデントコントラクターについて規程を設定する州は増えており、その殆どは既存の慣習法に近しい内容である。しかし、州によって追加規定や異なる部分があるかは調べるべきであろう。

このような状況で雇用主はどうすべきか?以下は弊社からの推奨事項となる:

  1. まず、IRS の新基準をを入手し、自社のインディペンデントコントラクターの状況と照らし合わせる。IRSの新基準は“IRS 11-factor test for independent contractors”とインターネットで検索すれば、テストおよび幾つかのサンプルが手に入る。まずはテストで何を求められているかを知るべきだろう。更に、対象者の居る州がインディペンデントコントラクターの規程を設けているかを調べる必要もある。州での規程がある場合、その規程はIRS/DOL,もしくは判例と若干異なるケースが多い。
  2. 対象者がインディペンデントコントラクターとして成立する場合は、インディペンデントコントラクター契約書を交わす事で正式な関係を結ぶ。また、税法に絡み、W-9やForm 1099等の書類も必要となる。
  3. 過去の従業員をインディペンデントコントラクターとして再雇用するのは、あまり良いアイデアでは無いだろう。再雇用において過去の雇用時と同じ仕事をさせる場合は特に問題となりえる。再雇用に際してインディペンデントコントラクターの要求を多く満たしていなければ、発覚した場合は問題となる可能性は高い。
  4. インディペンデントコントラクターの業務は自社のコアビジネス以外が望ましい。これはIRS 新基準の一つ「インディペンデントコントラクターが従事する業務は自社のコアビジネスか?」という質問に起因する。従事する業務がコアビジネスであれば、雇用主・従業員関係の強く示すものとなる。
  5. いかなるコントラクターも、彼らは正規のビジネスであるべきである。従い、ビジネス名、名刺、オフィス、公衆に向けた広告、他の顧客等が居るのが望ましく、これらが要因を満たせばインディペンデントコントラクターである事がを強く示される。
  6. インディペンデントコントラクターは一般的に「職務に費やした時間」ではなく「遂行する職務」に対して報酬が支払われる。また、通常の従業員に行うようなベネフィットの付与、特定の経費払い戻しは行うべきでは無い。業務遂行に発生する経費はインディペンデントコントラクターがその報酬にて賄うべきで、報酬を含みそれらの詳細の契約内容はインディペンデントコントラクターが考えるべきであろう。
  7. インディペンデントコントラクターは自身の業務時間の裁量を持つべきである。決められた時間を働くように雇用主が設定した場合は、ミスクラシフィケーションの可能性が生ずる。
  8. 時間と同じく、業務内容もインディペンデントコントラクターが自身で裁量を持つべきである。一般的に「何時・どこで、どのように業務を達成するか」はインディペンデントコントラクターが決定権を持つべきである。

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