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経費の払い戻し

March 28, 2011

カリフォルニア州の従業員は、法律において経費立替分の払い戻しが保障されている。2009年のStuart v. RadioShackでは、家電販売店のRadioShackが従業員に立替経費の払い戻しをしていないとして集団訴訟となった。RadioShackは従業員原告が立替経費の精算(自社オンラインでの経費申請など)を規程期日に行っておらず、また経費清算については、不適切な処理は払い戻しを行わない旨を含み自社の就業規則に記載があるとして争った。

カリフォルニア州の連邦地方裁判所は、ヒアリングの結果RadioShackの訴えを退け、雇用主は従業員が立て替えた経費の払い戻しを受ける権利を阻害する事はできないとした。更に裁判所は、従業員が立て替えた費用について雇用主は知っておくべきであり、また雇用主には払い戻し清算が為されているか確認する義務が生ずるとした。

この裁判はカリフォルニア州の最高裁における裁判結果を待っている状態だが、おそらくカリフォルニア州裁判所は連邦地裁の判決結果を支持するものと思われる。これを踏まえ、雇用主は以下に気をつけるべきである:

雇用主は立替経費の申請が会社基準から遅れた事を理由に、経費清算を拒否する事はできない。
雇用主は従業員の経費使用について十分に知っておくべきであり、清算申請はレシートと申請書類が必要とされる。
 

また従業員の退職に際し、従業員から立替経費が全て払い戻されている旨について書面にて証明を取ることが望ましい。

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